In this post you will learn which documents you need in order to apply for a “Defizitbescheid” (assessment notice/recognition notice) in Germany, specifically in this case in Hesse.

If you are from a country from outside of the EU and you want to work in Germany as a nurse, recognition of your qualifications will be necessary.

One of the steps in this procedure is to obtain this so called “Defizitbescheid” (assessment notice), which will tell you, how your foreign professional qualifications compare to German ones and if there are differences, what to do in order to get to the desired level so you can be fully recognized in Germany.

Official information brochure (in German)

Below you can download the official German documents containing a list of all the necessary documents for a Defizitbescheid in Hesse.

The documents/forms date from the year 2022.

List of necessary documents for the Defizitbescheid in Hesse
(explained in English)

In the next section you will find all the necessary documents for the Defizitbescheid with additional explanations and excerpts from the “Merkblatt” (information brochure) in German. For the information simply click on the “+” button. The documents are listed in order of appearance.

Antrag – application for recognition

You’ll find the application form towards the bottom of the page

Antrag (bitte den als Download zur Verfügung stehenden Vordruck verwenden)

Vertrag – regular copy of the contract from your future employer

Vertrag – regular black and white copy of the contract from your future employer

Meldebestätigung (registration certificate/proof of residence) only necessary if you alredy live in Germany

Nachweise über ein Beschäftigungsverhältnis in Hessen oder glaubhafte Nachweise, dass Sie den Pflegeberuf in Hessen ausüben werden oder Meldebestätigung des Einwohnermeldeamtes über Ihren Hauptwohnsitz (wenn Sie bereits in Deutschland wohnen)

Geburtsurkunde/Heiratsurkunde – international birth or marriage certificate

A simple black and white copy of your international birth or marriage certificate as proof of name is enough for the Defizitbescheid 

You will need an officially certified copy of the original document, if you want to apply for the fast-track procedure later on 

Standesamtliches Dokument über Namensführung, Geburtsort und Geburtsdatum; dies können Sie durch Geburts-/Heiratsurkunde, Auszug aus dem Familienbuch nachweisen; ggf. ist eine deutsche Übersetzung erforderlich (es reicht die unbeglaubigte Kopie)

Ausweisdokument – regular copy of your passport

Ausweisdokument (es reicht die unbeglaubigte Kopie des Personalausweises oder Reisepasses)

Tabellarischer CV – tabular CV

You’ll find the tabular CV form towards the bottom of the page

Lebenslauf in deutscher Sprache mit Angaben über Schulbildung, Berufsausbildung, bisherige Tätigkeiten (bitte verwenden Sie den als Download zur Verfügung gestellten Vordruck)

Diplom – diploma

Abschlussdiplom bzw. Abschlusszeugnis der erworbenen Ausbildung in der Landessprache und in deutscher Übersetzung

Fächerliste – transcript of records / subject list

Most likely you will have a bachelor degree or something similar, so a transcript of records from the university should suffice.

In case you have a school diploma, you can use your subject list from school. 

Nachweis der Ausbildungsstätte über den Inhalt und Umfang der dort absolvierten Berufsausbildung einschließlich der Abschlussprüfung in der Landessprache und in deutscher Übersetzung; Aus diesem Nachweis müssen folgende Informationen hervorgehen:
a. Dauer der Ausbildung (von – bis)
b. Art und Umfang der erteilten Unterrichtsfächer (Stunden pro Fach, getrennt nach theoretischem und praktischem Unterricht/Übungen); die Stundenzahl pro Fach sollte auf
die gesamte Ausbildungsdauer bezogen sein. Sofern bei dem Nachweis die wöchentlichen Stunden pro Fach angegeben sind, ist es unbedingt erforderlich, dass auch die Anzahl der Unterrichtswochen pro Schuljahr bzw. Semester aufgeführt ist.
c. Art und Umfang der praktischen Ausbildung; es muss aufgeführt sein, in welchen Versorgungseinrichtungen/Fachgebieten/Abteilungen mit welcher Stundenzahl pro Bereich die praktische Ausbildung wahrgenommen wurde.

Fach-/Staatsprüfung / Staatsexamen – certificate of the state examination

If you have state examinations in your country or any other for of verification for your profession apart from the diploma, you can enclose that as well, otherwise you can ignore this document.

“Nachweis der Ausbildungsstätte über den Inhalt und Umfang der dort absolvierten Berufsausbildung einschließlich der Abschlussprüfung in der Landessprache und in deut-scher Übersetzung; (…)”

Nachweis über Berufstätigkeiten als Krankenschwester/Krankenpfleger – proof/verification of work experience (if you have any)

Falls gegeben: Nachweis über pflegeberufliche Berufstätigkeiten in der Landessprache und in deutscher Übersetzung

Sprachzertifikat – language certificate

A B2 language certificate is necessary after you pass the Anpassungslehrgang (adaptation period) or Kenntisprüfung (knowledge test), which is necessary to get fully recognized and you will need a B1 level in order to receive a visa.

Currently acknowledged certificates are Goethe, ÖSD and telc.

You can look up the definition of the terms here: 

Sprachzertifikat zum Nachweis ausreichender Deutschkenntnisse; dem Download „Merk-blatt Deutschkenntnisse“ entnehmen Sie bitte die akzeptierten Sprachzertifikate/Niveaustufen; der Nachweis ausreichender Deutschkenntnisse durch eines der in dem Merkblatt aufgeführten Sprachzertifikate ist auch zu erbringen, wenn ein Anpassungslehrgang erfolgreich absolviert oder eine Kenntnisprüfung bestanden wurde. In diesem Fall ist das Deutsch-Zertifikat spätestens nach erfolgreichem Anpassungslehrgang bzw. nach bestandener Kenntnisprüfung vorzulegen.


All the documents listed in the text box below need to be officially certified by a notary, in your municipality or the embassy, after you make a black and white copy of them.

Afterwards, these documents have to be translated by a publicly appointed/authorized translator.


transcript of records/subject list

certificate of the state examination

proof/verification of work experience (if existent)

*Every federated state in Germany has its own rules concerning the official certification of documents. In Hesse it is possible to certify documents by a notary, at the embassy or in your municipality, while the federated state of  Rhineland-Palatinante only accepts certifications by a notary or the embassy.

Tabular CV and application for recognition forms

*The documents date from the year 2022.

How to fill out the “Antrag” (application for recognition form)

First, you have to check the box that applies to your profession (in most cases it is going to be the first one).

Pflegefachmann/Pflegefachfrau / Gesundheits- und Krankenpflegerin/Gesundheits- und Krankenpfleger = registered practical nurse

Gesundheits- und Kinderkrankenpflegerin/Gesundheits- und Kinderkrankenpfleger = registered pediatric nurse

Altenpflegerin/Altenpfleger = geriatric nurse

Altenpflegehelferin/Altenpflegehelfer = elderly care assistant

Krankenpflegehelferin/Krankenpflegehelfer = auxiliary nurse

In the box below you’ll write the country where you finished your education.

In the section below that you can choose which law should be applied while processing your documents. From what we know at the moment, we would recommend the second box.

(date of information 9.6.2022)

Antrag 1 English

Now you have to enter your personal data.

If you already live in Germany you can check the box “Ja” next to “Aktuell wohnhaft in Deutschland“, next to “Zeitpunkt, seit dem Sie in Deutschland wohnen” let them know when you started living in Germany.

Next, you can insert your address in Germany – “Wohnanschrift in Deutschland” – , if you don’t live in Germany yet you can leave all the boxes above empty, you’ll check “Nein” and you enter your current address abroad next to “Wohnanschrift im Ausland“.

Antrag 2

Presumably due to the data protection act you now have to confirm that you agree to be contacted via e-mail and that your data gets shared this way. Therefore, we recommend that you check every box with “Ja” and provide your e-mail address and your number below.

Antrag 3

 If you are applying on your own without the help of anyone else you have to check “Nein“.

If you are planning to apply for your visa via the fast-track procedure for skilled workers§ 81a of the Residence Act (beschleunigtes Fachkräfteverfahren – § 81a Aufenthaltsgesetz) both boxes should be check “Ja” and the name of the authorized person. Usually it is a person on the part of the employer who is in charge of the fast-track procedure.

Antrag 4

In the category “Arbeitsstelle” check “Ja” and enter the required employer information.

The field “Begründen Sie Ihre Antragstellung in Hessen (falls kein Arbeitgeber in Hessen)remains blank if you have an employer.

Antrag 5

If you are applying for a Defizitbescheid (assessment notice) for the first time you’ll check “Nein” at the end of the document. If you already applied for a Defizitbescheid before  you’ll have to fill in the necessary data.

At the very bottom you’ll just fill in the date and sign and that’s it.

Antrag 6

If you are sending in all the documents yourself, you can use the following address:

Regierungspräsidium Darmstadt
Dezernat II 24.2 Pflege, Pflegefachberufe
64278 Darmstadt

If you are using the fast-track procedure for skilled workers, you’ll have to send all the documents to the address of the  “Ausländerbehörde” (foreigners authority) which cooperates with your employer. Usually it’s the “Zentrale Ausländerbehörde” (central foreigners authority) of the “Bundesland” (federated state) your employer is situated in, but if the federated state has no central foreigners authority it is the local one.

We hope that our first post in English was useful to you and if you want to know more about similar topics, follow our blog or any of our other social media sites.


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Updated on the 4.1.2023

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