All application forms for the Defizitbescheid by federal state

Here you will find links to all application forms and information sheets for the Defizitbescheid (deficit notice) for each federal state in Germany. Under the link to the respective page is a brief overview of how your documents must be certified and translated, whether the federal state also accepts retrainees, and particularities about the respective federal states, for example special regulations regarding language certificates.

Last updated: January 2023

Baden-Württemberg

 https://rp.baden-wuerttemberg.de/themen/bildung/ausbildung/seiten/auslaendische-abschluesse/ 

https://rp.baden-wuerttemberg.de/themen/bildung/ausbildung/seiten/auslaendische-abschluesse-akad-nichtakad/ 

Certification:

According to the official leaflet, certification can be done in the embassy and if certified abroad by the notary or city hall, this certification must be translated

Translation:

Publicly appointed or sworn interpreters or translators can be from a third country, but must be recognized in the EU or Germany

Es ist wichtig, dass der Übersetzer in Deutschland oder der EU zugelassen ist. Ob dieser im Ausbildungsland oder in Deutschland ansässig ist, spielt keine Rolle.

Are retrainees accepted: NO

Additional regulations for the B2 language certificate:

from 01.09.2022:

All modules of the certificate must have the result B2

alle Bausteine des Zertifikats müssen das Ergebnis B2 haben

from 01.01.2023:

The certificate must not be older than 3 years when the certificate (Urkunde) is issued.

das Zertifikat darf bei Urkundenerteilung nicht älter als 3 Jahre sein

Bayern / Bavaria

  theO In Bavaria, the seven administrative districts (Regierungsbezirk) are responsible for issuing the professional license, depending on where you live or work. You must therefore submit an application in the administrative district where your future employer is also located.

Oberbayern / Upper Bavaria

https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/aufgaben/37198/244210/leistung/leistung_12115/index.html

Niederbayern / Lower Bavaria

https://freistaat.bayern/dokumente/leistung/957323832204?plz=94244&behoerde=39775166563&gemeinde=170634672690 

Schwaben / Swabia

https://www.regierung.schwaben.bayern.de/aufgaben/168895/168931/leistung/leistung_12115/index.html 

Oberpfalz / Upper Palatinate

https://www.regierung.oberpfalz.bayern.de/aufgaben/60671/60704/leistung/leistung_12115/index.html 

Oberfranken / Upper Franconia

https://www.regierung.oberfranken.bayern.de/aufgaben/192188/192196/leistung/leistung_12115/index.html 

Mittelfranken / Middle Franconia

https://www.regierung.mittelfranken.bayern.de/aufgaben/40033/40104/leistung/leistung_12115/index.html 

Unterfranken / Lower Franconia

https://www.regierung.unterfranken.bayern.de/aufgaben/177673/177697/leistung/leistung_12115/index.html 

*There are two applications forms in Swabia, Middle Franconia and Lower Franconia. We are not exactly sure why, but the first one should be correct.

Certification:

Only at the embassy

Translation: 

Only from Germany or have foreign translations confirmed by a translator in Germany

Are retrainees accepted: NO

*In Bavaria everything is very complicated and takes a very long time – sometimes there are processing times of a year

Remarks on the B2 Language Certificate:

In Bavaria you’ll soon have to pass a “Fachsprachenprüfung” (Specialized Language Examination). This will be introduced successively in the individual health professions.

In Bayern wird der Nachweis der für die Berufsausübung erforderlichen Deutschkenntnisse bei Personen, die ihre Ausbildung nicht in deutscher Sprache absolviert haben, künftig durch die sogenannte Fachsprachenprüfung erfolgen. Diese wird sukzessive in den einzelnen Gesundheitsfachberufen eingeführt werden.”

Berlin

https://www.berlin.de/lageso/gesundheit/berufe-im-gesundheitswesen/ausbildung-ausserhalb-der-europaeischen-union-drittstaat/nichtakademische-berufe/ 

(Link for documents for candidates from third countries)

Certification:

Only at the embassy

Translation:

Only German translators

„Fremdsprachige Unterlagen müssen Sie mit beglaubigten Übersetzungen von in Deutschland allgemein beeidigten oder ermächtigten bzw. öffentlich bestellten Übersetzern vorlegen. Übersetzungen aus Staaten außerhalb der EU-Mitgliedstaaten (sogenannte Drittstaaten) werden nicht akzeptiert.“

Are retrainees accepted: YES

Conditions for the B2 language certificate:

A certificate of level B 2 (for speech therapists C 1) from the Goethe-Institut, telc, TestDaF or ECL certified language schools is required, which must not be older than 3 years.

Verlangt wird ein Zertifikat der Stufe B 2 (für Logopäden C 1) vom Goethe-Institut, telc, TestDaF oder ECL zertifizierten Sprachschulen, das nicht älter als 3 Jahre sein darf.

Remarks:

From our experience, without a B2 language certificate, the processing of the deficit notice will not be started.

There must be apostilles on all documents.

In our experience, one of the more complicated federal states for obtaining the Defizitbescheid.

Brandenburg

https://lavg.brandenburg.de/lavg/de/gesundheit/gesundheitsfachberufe/anerkennung-auslaendischer-ausbildung/# 

Certification:

Only at the embassy

Translation:

Only from the EU or Germany

Are retrainees accepted: ?

We don’t have any experience yet, but it’s possible since in Berlin retainees are accepted

Conditions for the B2 language certificate:

Certificates from the following language institutes are recognized: – Goethe Institute or Telc-GmbH or TestDaf or ÖSD. The certificates must not be older than 3 years at the time of application

Zertifikate von folgenden Sprachinstituten werden anerkannt: – Goetheinstitut oder Telc-GmbH oder TestDaf oder ÖSD. Die Nachweise dürfen zum Zeitpunkt der Antragstellung nicht älter als 3 Jahre sein.”

Remarks:

“CV must be submitted with an original photograph.

All foreign documents from a country outside the EU (third country) must be apostilled or legalized in the country of issue.

Bremen

Forms/Applications

https://www.gesundheit.bremen.de/das-ressort/service/leistungen-und-formulare-16818 

General information

https://www.gesundheit.bremen.de/gesundheit/berufe-im-gesundheitswesen-11468 

Certification:

Only at the embassy

Translation:

Publicly appointed or sworn interpreters or translators from abroad are accepted.

Are retrainees accepted: NO

*The deficit notice can be applied for with a B1 language certificate, but the knowledge test or the adaptation course can only be started with a B2 language certificate.

!Attention! As of 01.01.2023, in the Federal State of Bremen, it will be compulsory to take the “Fachsprachenprüfung” (a medical specialist language exam), if you want to be recognized as “Pflegefachfrau/Pflegefachmann” (nurse). The presentation of a B2 language certificate as proof of the required German language skills is then no longer sufficient. Only applications received before 15.07.2022 are excluded (transitional regulation).

Hamburg

https://www.hamburg.de/gesundheitsfachberufe/121864/anerkennung-auslaendischer-diplome-im-gesundheitswesen/ 

Certification:

Only at the embassy

Translation:

Publicly appointed or sworn interpreters or translators from abroad are accepted.

Are retrainees accepted: YES

*Apostilles must be on the diploma, state examination and license.

*The application form is available in several languages.

Hessen / Hesse

Non-EU Forms/Applications

https://rp-darmstadt.hessen.de/gesundheit-und-soziales/pflegefachberufe/auslaendische-abschluesse/laender-nicht-eu 

All Forms/Applications

https://rp-darmstadt.hessen.de/gesundheit-und-soziales/pflegefachberufe/auslaendische-abschluesse/staatliche-anerkennung 

Information

https://rp-darmstadt.hessen.de/gesundheit-und-soziales/gesundheitsfachberufe/auslaendische-abschluesse/staatliche-anerkennung 

Certification:

At the embassy or also outside of Germany at the notary or in the municipality – in that case the certifications must be translated

Translation:

Publicly appointed or sworn interpreters or translators from abroad are accepted.

Are retrainees accepted: YES

Mecklenburg-Vorpommern / Mecklenburg-Western Pomerania

 ahttps://www.lagus.mv-regierung.de/LPH/Auslaendische-Bildungsabschluesse/ 

You can find the documents under the category:  “Gleichwertigkeitsprüfung anderer abgeschlossener ausländischer Aus- und Weiterbildungen in den Gesundheitsfachberufen”

Certification:

Only at the embassy.

Translation:

Only from Germany, EU or EEA (European Economic Area)

Are retrainees accepted: ?

*The contract must apparently be sent as an original document.

*The CV must be sent as an original with a picture

Niedersachsen / Lower Saxony

https://soziales.niedersachsen.de/startseite/soziales_amp_gesundheit/gesundheit_und_pflege/nichtarztliche_heilberufe/anerkennungsverfahren_von_im_ausland_abgeschlossenen_ausbildungen/anerkennungsverfahren-von-im-ausland-abgeschlossenen-ausbildungen-101995.html 

Certification:

Only at the embassy.

„Auch Beglaubigungen von Notaren oder Behörden aus Drittstaaten werden nicht akzeptiert.“

Translation:

Publicly appointed or sworn interpreters or translators from abroad are accepted.

„Im Ausland angefertigte Übersetzungen müssen von einer Institution stammen, die in diesem Land zu einer vereidigten Übersetzung (oder einem Äquivalent dazu) befugt ist.“

Are retrainees accepted: YES

*It is possible to submit a waiver with the application to opt exclusively for the knowledge exam, which should shorten the processing process.

*The issuance of the deficit notice in Lower Saxony currently takes a very long time (sometimes 6 months and more) – last updated July 2022

Nordrhein-Westfalen / North Rhine-Westphalia

No-EU Forms/Appliactions

https://www.bezreg-muenster.de/de/gesundheit_und_soziales/zag/servicestelle_pug/pug_drittstaaten/index.html 

Information

https://www.bezreg-muenster.de/de/gesundheit_und_soziales/zag/servicestelle_pug/index.html 

Certification:

Only at the embassy.

Translation:

“For translations done abroad, the translator must also be classified as a trustworthy translator by the German embassy (these can be found on the published lists on the website of the respective embassy).” -> it is safer to hire a German translator

Bei im Ausland gefertigten Übersetzungen, muss der Übersetzer zusätzlich als vertrauenswürdiger Übersetzer von der deutschen Botschaft eingestuft sein (diese sind auf den veröffentlichten Listen auf der Internetseite der jeweiligen Botschaft zu finden).”

Are retrainees accepted: YES

*It is possible to have the documents reviewed only for the knowledge exam (Kenntnisprüfung). This can be indicated in the application.

*Since Oct. 1, 2022, only applications under the Nursing Professions Act Pflegeberufegesetz (Pflegefachfrau/-mann) may be submitted.

Rheinland-Pfalz / Rhineland-Palatinate

https://lsjv.rlp.de/de/unsere-aufgaben/arbeit/gesundheitsfachberufe/ 

Certification:

At the embassy and if certified abroad by the notary, this certification must be translated

Translation:

Publicly appointed or sworn interpreters or translators from abroad are accepted.

Are retrainees accepted: in principle no

*If you already have a deficit notice from another state, you can send it to Rhineland-Palatinate and be recognized (employer in Rhineland-Palatinate is required).

Remarks concerning the B2 language certificate:

„All modules must be passed at B2 level.”

Saarland

https://www.saarland.de/las/DE/themen/gesundheitsberufe/gesundheitsfachberufe/gesundheitsfachberufe_node.html 

Certification:

Only at the embassy (we are no sure if notaries from abroad are also accepted)

Translation:

Only from Germany.

Are retrainees accepted: ?

*We have no practical experience in this state yet

Sachsen / Saxony

Forms/Applications

https://www.ksv-sachsen.de/auslaendische-Berufsqualifikationen.html

General Information

https://amt24.sachsen.de/zufi/leistungen/6000955

Certification:

Only at the embassy (the safest way) – we haven’t veryfied other possibilities

Translation:

Publicly appointed or sworn interpreters or translators from abroad are accepted.

*At least there is nothing else indicated in the leaftlet/factsheet:

(…) Übersetzungen einzureichen, die von einem öffentlich beeidigten Dolmetscher gefertigt wurden.

Are retrainees accepted: YES

*„Zur Frage der Umschüler werden wir diese Abschlüsse nur dann prüfen können, wenn es sich um eine Umschulung im Bereich der allgemeinen Pflege handelt und die Betroffenen mit dem Umschulungszertifikat analog einer Krankenschwester regulär in ihrem Heimatland in der Pflege als Fachkraft arbeiten dürfen.

Sachsen-Anhalt / Saxony-Anhalt

https://lvwa.sachsen-anhalt.de/das-lvwa/landespruefungsamt-fuer-gesundheitsberufe/fuehrung-von-berufsbezeichnungen/

Certification:

Only at the embassy.

Translation:

Translations from Germany, the EU or the embassy are accepted.

Are retrainees accepted: ?

*All documents from abroad must always be provided with a Hague Apostille or legalized by the German Embassy in the country of training.

Alle Dokumente aus dem Ausland sind grundsätzlich mit einer Haager Apostille zu versehen oder von der Deutschen Botschaft im Ausbildungsland legalisiert, einzureichen.

Schleswig-Holstein

https://www.ea-sh.de/informieren/berufsanerkennung/berufsanerkennung-reglementierter-berufe/

Certification:

At the embassy – we couldn’t verify yet if the certification at a notary abroad is possible.

Translation:

The translator must be approved by the embassy – information on this is not really to be found -> it is safer to have everything translated by a German translator.

Are retrainees accepted: YES (*only with at least two years of training and even then it is difficult) 

*Applications and fact sheets are not available on the website – they must be requested directly from a responsible official

*Our experience is that it is difficult to be recognized in Schleswig-Holstein.

Thüringen / Thuringia

https://landesverwaltungsamt.thueringen.de/soziales/gesundheitswesen/berufe-gesundheitswesen/gesundheitsfachberufe/krankenpflege

Certification:

Only at the embassy.

Translation:

Publicly appointed or sworn interpreters or translators from abroad are accepted.

„Übersetzungen sind von einem in Deutschland oder im Ausland öffentlich bestellten und beeidigten Übersetzer / Dolmetscher anfertigen zu lassen.“

Are retrainees accepted: ?

*The B2 language level is tested personally:

Das Thüringer Landesverwaltungsamt behält sich die Überprüfung der Sprachkenntnisse in einem persönlichen Gespräch vor. – Zudem müssen alle Antragsteller ihre Sprachkenntnisse in einem persönlichen Gespräch in unserem Hause nachweisen.

*They provide special resume/CV template that must be used